Quy trình giám định tổn thất hàng hóa

A. Công việc của người nhận hàng khi phát hiện tổn thất

1. Thông báo tổn thất

1. Thông báo tổn thất (Notice of Claim). Tại cảng dỡ hàng, tổn thất có thể thấy rõ khi nhận hàng hoặc chỉ được phát hiện sau đó:

• Đối với tổn thất rõ rệt (apparent loss or damage), như hàng đổ vỡ, hư hỏng hoặc rách bao bì: người nhận hàng cần phối hợp với tàu và cảng ghi nhận hiện trạng bằng Cargo Outturn Report (COR) hoặc biên bản phù hợp. Ghi ngày tháng, số vận tải đơn, số lượng bị ảnh hưởng và tính chất chung của tổn thất; đề nghị thuyền trưởng xác nhận và thông báo cho người chuyên chở sớm nhất trong thời hạn áp dụng. Nếu thuyền trưởng không ký, cần ghi nhận việc này và mời đơn vị giám định độc lập xác nhận hiện trạng. Lưu bằng chứng trước hoặc trong lúc giao nhận và gửi thông báo bằng văn bản riêng khi có yêu cầu.
• Đối với tổn thất không rõ rệt (non-apparent loss or damage), khi phát hiện hoặc nghi ngờ tổn thất bên trong kiện hàng: cần gửi ngay thông báo bằng văn bản hoặc thư dự kháng cho người chuyên chở hoặc đại lý được ủy quyền. Mốc ba ngày là thông tin tham khảo; thời hạn áp dụng phải được đối chiếu với vận tải đơn, pháp luật điều chỉnh và yêu cầu bảo hiểm.

Lưu ý: Không thông báo đúng hạn có thể ảnh hưởng đến chứng cứ và khả năng truy đòi, nhưng không được diễn đạt thành việc tự động mất mọi quyền khiếu nại. Ví dụ, Điều III(6) của Quy tắc Hague-Visby coi việc giao nhận không có thông báo theo quy định là bằng chứng ban đầu về việc giao hàng đúng mô tả trên vận tải đơn. Thời hạn thông báo và thời hiệu khởi kiện là hai vấn đề khác nhau. Cần thông báo ngay cho các bên liên quan và kiểm tra yêu cầu đối với lô hàng cụ thể.

• Người nhận hàng cũng cần thông báo ngay cho công ty bảo hiểm hoặc đại lý được chỉ định. Tùy thỏa thuận của doanh nghiệp bảo hiểm, đơn vị đại diện tại địa phương có thể là Công ty giám định.

2. Áp dụng biện pháp hợp lý để giảm nhẹ và ngăn ngừa tổn thất tiếp tục phát sinh.

3. Bảo lưu quyền truy đòi của doanh nghiệp bảo hiểm đối với các bên có thể chịu trách nhiệm về tổn thất.

4. Thực hiện giám định và lập chứng thư

4. Khi nhận thông báo, công ty bảo hiểm có thể tự giám định hoặc chỉ định đại diện. Doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài thường chỉ định doanh nghiệp bảo hiểm hoặc công ty giám định tại Việt Nam. Chứng thư cần xác định số lượng hoặc khối lượng bị ảnh hưởng, mức độ và nguyên nhân tổn thất được đánh giá. Khi phù hợp, giám định viên có thể hướng dẫn biện pháp hạn chế hư hỏng tiếp theo.

5. Xem xét bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm

5. Công ty bảo hiểm đối chiếu kết quả giám định với hợp đồng bảo hiểm. Khi tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm, việc xem xét bồi thường dựa trên thiệt hại được xác định và các điều khoản áp dụng.

B. Chuẩn bị và trình tự công việc của giám định viên

1. Nghiên cứu giấy tờ

Trước khi thực hiện vụ giám định, giám định viên phải nghiên cứu các giấy tờ cần thiết để nắm được:

• Giấy yêu cầu có ghi đầy đủ chính xác không
• Giấy tờ kèm theo có đúng, đủ và đồng bộ không
• Tình trạng hư hỏng của bao bì và hàng hóa
• Số, khối lượng hàng hóa bị tổn thất
• Nội dung yêu cầu của khách hàng
• Các tính chất hàng hóa có liên quan đến nguyên nhân tổn thất trực tiếp
• Địa điểm, ngày, giờ hẹn giám định.

2. Điều tra tìm hiểu

Cần gặp kho hàng, chủ hàng, người vận tải... để điều tra tìm hiểu :

• Phương thức vận chuyển hàng hóa
• Tình trạng và nguyên nhân tổn thất
• Kho hàng, chủ hàng xử lý về lô hàng
• Dự kiến việc sẽ làm để chuẩn bị dụng cụ chuyên môn thích hợp
• Biên bản giám định
• Giấy ghi diễn biến vụ giám định
• Phiếu cân, báo cáo lấy mẫu, phiếu bàn giao mẫu
• Dụng cụ lấy mẫu và đựng mẫu
• Thước đo, máy tính, máy ảnh...

3. Tới địa điểm giám định và lấy mẫu.

C. Các giấy tờ có thể liên quan đến vụ giám định

• Vận tải đơn
• Phiếu đóng gói hàng hóa
• Biên bản hàng hóa hư hỏng dổ vở do tàu gây nên
• Biên bản kết toán nhận hàng với tàu
• Họp đồng mua bán
• Giấy chứng nhận phẩm chất
• Hóa đơn thương mại
• Họp đồng bảo hiểm
• Họp đồng nguyên tắc bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
• Phiếu chi mua bảo hiểm
• Hóa đơn thu phí bảo hiểm
• Thông báo thu phí bảo hiểm
• Thông báo tổn thất mất mát
• Biên bản giám định hiện trường
• Giấy chứng nhận giám định
• Chứng thư giám định về số lượng và tình trạng
• Chứng thư giám định về khối lượng hàng hóa
• Biên bản lấy mẫu hàng hóa
• Phiếu kết quả thử nghiệm
• Bảng tính giá trị hàng bị tổn thất và hư còn thu hồi được và chi phí sản xuất phát sinh
• Kết quả dỡ hàng khỏi container
• Khiếu nại bồi thường tổn thất
• Giấy ủy quyền

Tham khảo: Hague-Visby Rules, Article III(6)